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讓地下管線“迷宮”有跡可循

——上海市浦東新區檔案局開展地下管線檔案工作側記

作者:朱 超 周向雨

來源:中國檔案報

2019-03-22 星期五

????地下管線,被稱為城市的“毛細血管”,現代生活必需的公共資源如自來水、信息網絡等的輸送都有賴于地下管線,而地下管線的維護、改造等均離不開地下管線檔案提供的基礎信息。但長期以來,上海市浦東新區的地下管線檔案與基建類工程項目檔案相比,在管理的規范性等方面存在一定差距。

????2018年上半年,為提高地下管線檔案管理水平,浦東新區檔案局業務督導辦以“不忘初心、牢記使命,勇當新時代先行者、排頭兵”大調研為契機,主動出擊,先后走訪了市、區地下管線行政管理部門,以及浦東燃氣公司、國家電網浦東分公司、威立雅水務公司、上海信息管線有限公司4大地下管線公司,通過調研,了解現狀,開出良方。

????在走訪過程中,浦東新區檔案局業務督導人員了解到,雖然存量地下管線資料基本做到按項目歸檔,但大部分未進行驗收和數字化,保存下來的檔案也大多存在著文件缺失或編制不符合規范等問題。例如,上海信息管線有限公司自2012年起核發《建設工程規劃許可證》的建設項目有130個項目竣工檔案未提交驗收;國家電網浦東分公司核發《建設工程規劃許可證》的120個建設項目竣工檔案均未提交驗收。

????浦東新區檔案局業務督導人員經過調研,認為造成地下管線檔案工作薄弱的原因,一方面是因為建設單位對檔案工作的基礎保障作用認識不到位,重視程度不夠。地下管線工程作為民生工程,通常時間緊、任務重,許多項目一完工就投入使用,因此在地下管線建設中普遍存在著“趕施工進度、輕資料管理”和“先使用、后驗收”的現象。另一方面是與管理部門的缺位有著密不可分的關系。一是同步指導監管的缺位。地下管線建設項目的行業主管部門掌握著項目施工的核心信息,而檔案部門因未與其建立及時有效的信息共享渠道,致使未能與施工同步跟進進行指導;同時,地下管線檔案監管工作缺乏有力抓手,造成竣工檔案收集不力。二是地下管線資料歸檔范圍和移交制度不健全。目前在市級層面尚未制定統一的地下管線資料收集歸檔和移交制度,導致想加強這方面工作的建設單位也不知“交什么、怎么交”。

????經過與建設單位、行業主管部門反復磋商,浦東新區檔案局根據新區行政審批制度改革“進一步提高辦事效率、進一步方便企業辦事”的精神,瞄準4大地下管線公司怎么管、交什么、怎么編和怎么交的難點,改善地下管線檔案工作的內部和外部環境。

????加強指導,建立健全建設單位內部檔案工作制度。由相關建設單位充實檔案管理崗位人才力量,由浦東新區檔案局提供現場工作指導,幫助企業加強基礎制度建設;針對收、用等環節,完善地下管線檔案管理辦法,加強信息化平臺建設,推進存量檔案逐步實現數字化。

????明確存量和增量檔案編制、移交的口徑。浦東新區檔案局和4大地下管線公司協調確定,對于存量地下管線檔案,根據實際情況,遵循“尊重歷史、尊重材料形成客觀實際”的原則,在檔案資料符合編制規范后分批次進行接收;對于新增地下管線,在市級規范出臺前,由浦東新區檔案局會同4大地下管線公司在行業內檔案標準的基礎上,研究制定新區地下管線資料歸檔范圍的暫行規范;在市級規范出臺后,再遵照市級規范執行。在檔案接收方面,開啟存量地下管線檔案的綠色通道,提供《移交接收單》作為憑證;新增地下管線檔案按項目逐一在“建設項目檔案信息報送平臺”進行登記、報送、驗收和指導申請,浦東新區檔案局驗收通過后核發《建設工程竣工檔案檢查結論單》《上海市建設項目(工程)檔案驗收合格證》。

????目前,浦東新區檔案局已對各地下管線建設單位檔案人員開展了統一培訓,明確新增地下管線檔案的編制要求,各建設單位的存量地下管線檔案的整理編制和數字化工作也已同步啟動。截至2018年年底,已完成首批地下管線存量檔案的移交接收工作,共接收天然氣管線存量檔案320個項目1404卷、信息管線存量檔案11個項目55卷,標志著地下管線檔案監督指導工作取得了階段性成果。

????浦東新區檔案局將進一步加強與相關政府管理部門的聯絡,打破“信息孤島”,建立建設項目管理的信息共享機制,理順地下管線建設項目審批流程,完善監管體制機制,加強同步監督指導,確保地下管線檔案收集齊全、編制規范。

????原載于《中國檔案報》2019年3月21日 總第3349期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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