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讓檔案事業興旺起來

——陜西省咸陽市渭城區檔案工作取得跨越式發展

作者:周曉娟 賀 瑾

來源:中國檔案報

2019-04-02 星期二

????3月12日,陜西省咸陽市渭城區檔案館新館正式落成,近五年的努力終于有了結果。渭城區檔案局局長任蒞在剛上任時就立下了目標——要讓檔案事業興旺起來。

????在檔案館新館建設工程完工之前,咸陽市渭城區檔案館甚至沒有一個像樣的檔案庫房。1987年,從零起步的渭城區檔案館掛上了牌子,但是因為地方狹小,消防、庫房溫濕度等硬件指標達不到國家標準,各類檔案長期存放于不達標的庫房,大量應接收進館的檔案不能接收,檔案保管存在著極大的安全隱患,檔案的利用與服務受到了極大限制。

起步雖晚 步伐不慢

????2014年11月,任蒞被任命為渭城區檔案局局長。走馬上任第一周,她就接到了省檔案局指導處處長的電話:“渭城區檔案館新館建設如果再不立項,‘十二五’中西部地區縣級綜合檔案館建設計劃就要結束了,‘十三五’就不一定能再被列入這個計劃了。”任蒞迅速摸清情況,立下目標,并很快拿出方案,呈報給上級部門審批。任蒞帶領同事,開始頻繁地奔波于各級部門。功夫不負有心人,了解到這一項目的重要性,區委區政府高度重視建館立項。渭城區檔案館新館建設被列入咸陽市的土地規劃、項目建設計劃中,作為渭城區重點民生項目的綜合檔案館建設項目獲得批準,國家、省、市、區四級財政劃撥的3500萬元建設資金很快到位了。帶著“時間表、路線圖”,任蒞強化壓力傳導,強力推動建設進度,最終,建筑面積6100平方米的渭城區綜合檔案館工程順利建成并開館。

????走進渭城區檔案館新館,映入眼簾的是一座高4米的浮雕。這座浮雕寓意深遠,按照時間順序,依照檔案管理工作的性質和范圍,用圖像及符號化的藝術語言,概括了檔案在人類文明傳承、交流與融合發展的過程中所起的作用。在浮雕的右下角有一處特殊的設計,是一幅包括環境監測系統、智能密集架和智慧檔案館在內的構想圖。

????“現在,我們已投入了500多萬元用于完善智慧檔案館,不久,居民憑身份證就可以查閱所有的公開檔案。”任蒞說。新館運用云計算、物聯網、互聯網、自動控制等技術,從檔案的“收、管、存、用”等方面,實現了檔案一體化、智能化管理;每個庫區都設有門禁系統、全覆蓋影像監控、檔案保管環境的實時監測和控制設備等;館內全部采用智能密集架,每件實體檔案都有電子標簽,所有的實體檔案信息都被采集到管理系統中,解決了檔案的批量讀取和精確查找問題。在接待群眾查檔時,工作人員只需輸入關鍵字段,系統就可以完成實體檔案的精確定位并自動打開檔案所在的密集架,大大提高了檔案管理人員的工作效率;依托管理系統平臺,通過掃描實體檔案電子標簽,可以實現檔案盤點、數據采集、查找和統計流通資料等功能,大大減少了檔案管理人員的工作量。

????為進一步發展數字檔案館,國內一些省、市級檔案館已經開始嘗試建設智慧檔案館,但區(縣)級檔案館能夠建成智慧檔案館的幾乎沒有。這項工作,渭城區檔案館走在了省內一些地市級檔案館的前列。

有為才能有位

????任蒞回憶說,“在反復說明建館重要性的過程中,我發現最難的是讓人們理解檔案的價值和檔案工作的意義。”為此,渭城區檔案局決定一邊建新館、一邊搞建設。

????渭城區檔案局利用國際檔案日等重要時間節點,進社區、進農村、進機關、進企業,精心組織宣傳活動,讓群眾了解檔案工作;充分利用網站、報刊等平臺,開展有獎征文、知識競賽等系列活動,大力宣傳檔案的重要性;組織全區檔案工作人員外出學習取經,開闊視野,提升業務水平。不斷加大的工作力度,不斷推陳出新的工作方式,使得渭城區檔案工作成效顯著,在2年內接收各類檔案資料21000余卷,館藏總量達4萬卷,同時極大地豐富了館藏種類,館藏檔案目錄已達7萬條,目錄查閱實現了電子化。在檔案資源利用方面,區檔案局也做了不少努力,除了常規的檔案編研外,還積極開展檔案搶救工作,組織編撰《古韻今風話變遷——渭城區拆移村莊錄》,完整記錄渭城區正在拆遷的村莊的情況;同時,積極開展方言語音建檔工作,成為咸陽市首批通過陜西省方言語音建檔工作驗收的區(縣)級檔案局。

????經過檔案局全體人員的共同努力,2018年,渭城區檔案工作年檢合格率達到90%以上,其中優秀等次達到40%;業務考核連續3年獲全市第一。

“我們不只是保管檔案的人”

????2018年下半年,咸陽市的機構改革開始了。看了征求意見稿,任蒞立刻找到了區編辦和分管領導說,“我們檔案局不只是保管檔案,你們對檔案工作的理解太片面了,檔案人可不能用‘保管檔案的人員’這幾個字概括。”

????2019年初,渭城區正式下發了《關于區檔案局職能機構和人員轉隸的通知》,宣布“原區檔案局承擔的行政職能劃歸區委辦,對外加掛區檔案局牌子,現有人員整建制劃轉區委辦。保留區檔案館,仍為區委直屬事業單位”。看到文件,任蒞放心了。渭城區的機構改革順應了檔案事業發展的需要,檔案局和檔案館的職能合理劃分,但與一些單位機構改革的結果不同,渭城區檔案局是整建制劃轉,檔案局的牌子保留了下來。

????“領導,只是個引導。”任蒞感慨地說,“大量的工作都是依靠基層的團隊完成的。只要大家齊心協力,我們就能保質保量完成工作任務。”

????2017年,渭城區檔案局定下了“三年三步走”的工作目標。第一步是完善檔案信息化平臺建設階段。2018年,通過軟、硬件升級,實現渭城區政務網絡、各立檔單位與檔案管理網絡的聯結,持續推進館藏檔案的數字化加工,并完成20萬條全文數據掃描任務。第二步是全面數字化階段。2019年,要對館藏各類檔案進行數字化加工,完成120萬條全文數據掃描任務;加大檔案服務平臺和檔案網站的建設力度,依托政務內網和互聯網進行資源整合,實現社會檔案信息資源的共享。第三步是數字檔案室推進階段。到2020年,要建成10個基層示范數字檔案室;區檔案館完成60萬條全文數據掃描任務,館藏檔案數字化比例達到50%。目前,渭城區檔案館館藏實體檔案中利用率較高的婚姻檔案文件級信息已全部錄入完畢,全面數字化加工工作已于今年1月正式開始,檔案數字化工作完成了60%。渭城區內4個街道辦事處已有三家配備了檔案管理軟件用于實體檔案的管理。顯而易見,“三步走”的計劃將會提前完成。

????隨著渭城區檔案館新館的建成和投入使用,渭城區檔案工作水平不斷提升,蘭臺人的干勁兒更足了。檔案館新館將成為社會各界利用檔案的中心,成為落實各項惠民政策的檔案查閱中心,將為本地文化事業的長遠發展提供可靠保障。

????原載于《中國檔案報》2019年4月1日 總第3354期 第三版

 
 
責任編輯:段立琳
 
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