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如何做好機構改革中涉改單位檔案移交進館工作

作者:黃曉霞

來源:中國檔案報

2019-04-09 星期二

????新一輪的國家機構改革已經全面鋪開,在機構改革中,很多涉改單位的檔案需要移交到同級綜合檔案館。在檔案移交進館工作中,筆者認為應著重做好以下5個方面的工作。

????干預要早。檔案移交進館前的收集整理工作應走在機構改革前面,這樣才能確保單位檔案在機構改革中不散失、不損毀、不泄密。一方面,涉改單位檔案移交進館必須符合檔案館的進館要求。各單位檔案工作基礎不盡相同,基礎不好的單位在移交工作中需要投入大量的精力對檔案進行一次系統規范的整理。而機構改革節奏快、時限性強,改革方案一經宣布,涉改人員需要快速到位,迅速投入到新的工作中,將無暇顧及原單位檔案的善后工作。另一方面,有的單位由于日常管理不善,一些自身形成的具有長久保存價值的文件材料不能及時歸檔,分散保存在個人手中,這些文件材料如不能趕在人員分流之前收集歸檔,在機構改革中由于工作人員檔案意識不強、時間倉促,有可能會被帶走或銷毀,造成無法彌補的損失。為此,檔案行政管理部門必須及早干預,并積極爭取當地黨委、政府的支持,把涉改單位檔案移交工作作為機構改革的一個重要方面來抓,明確涉改單位檔案工作主要負責人、分管責任人和具體責任人的職責,提要求、壓任務、勤督促、多指導,做好檔案移交的業務保障工作。涉改單位應及早部署,明確工作任務,限定完成時間,督促責任人有始有終地做好檔案移交工作。

????材料要全。首先,檔案門類要全。要著眼于涉改單位除人事檔案之外的其他各門類檔案,包括該單位的文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專業檔案、電子檔案、實物檔案等。其次,各門類檔案的文件材料要全。對于一些工作基礎差、原有的文件材料就不齊全的單位,要以此次機構改革為契機,組織本機關各部門集中清理積存材料,再進行一次全面收集;重點收集一些由各科室保存的未及時歸檔的文件材料、照片及各種專業檔案等,例如,單位辦公會議記錄往往由辦公室主任保管,干部花名冊、人事統計報表等人事方面的材料由負責人事工作的人員保管,而負責宣傳工作的人員往往存有大量的照片、聲像等資料,這些文件材料都是單位在工作中形成的具有重要保存價值的第一手資料,都屬于歸檔范圍。再次,文件材料的組件要全,如單位的發文,應該包括正稿、簽批單和底稿等。

????質量要高。檔案移交進館之前,要對需移交的所有檔案按照相應的標準和進館要求進行一次系統整理。要本著對歷史負責的態度,對整理不規范、保管期限劃定不準確的,該拆卷的拆卷,該調整的調整;對檔號的編制是否規范,案卷的裝訂是否規整,備考表的項目是否填寫齊全,檔案裝具的質量是否符合長期保管的要求,檢索工具是否完備,聲像檔案和實物檔案的背景、人物、來源等信息是否著錄詳盡、準確等都要不厭其煩地進行檢查;對于傳統載體的檔案要制作數字化復制件后一并移交進館;按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作,并提出劃控與開放意見。移交檔案的同時,還需移交檔案的分類方案、整理工作說明、本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表等整理類材料,全宗介紹、組織機構沿革、大事記等說明全宗背景的文件材料,以及檔案信息化、數字化工作情況、電子檔案創建及數據格式說明等材料。

????把關要緊。檔案館要把好接收關口,切不可降低標準要求。檔案館在接收工作中發現文件材料不齊全的情況要督促移交單位再收集、再整理,實在無法收集齊全的要對缺損部分作出詳細的說明;對案卷質量存在的問題要提出整改要求,限期整改;對分類方案、全宗介紹等文件材料編寫不全面、不準確的要提出修改意見;對接收進館的檔案要逐卷、逐件進行清點核對,還要檢查每一件檔案的紙質原件、數字化復制件及檔案目錄三者是否一致;要在涉改單位移交的檔案做到分類科學、保管期限鑒定準確、檔號編制有序、案卷整理規范,完全符合進館要求的情況下辦理交接手續。

????查處要嚴。國家檔案局印發的《關于在地方機構改革中加強檔案工作的意見》(以下簡稱《意見》)要求,改革涉及的部門和單位要提高政治站位,加強組織領導,落實工作責任,周密部署實施,嚴防檔案流失和失泄密問題發生,任何部門和個人不得擅自帶走、留存、轉移、銷毀檔案,造成檔案損失的,按規定追究有關人員責任。各級檔案行政管理部門、涉改單位要認真學習貫徹《意見》精神,加大執法監督力度,對于在機構改革中不按規定移交檔案的,或因管理不善造成檔案損毀和泄密的單位和個人,要嚴格按照有關法律法規嚴肅處理。

????原載于《中國檔案報》2019年4月8日 總第3357期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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